Para cualquier empresa, la organización y la constancia son dos aspectos de gran importancia, pero nada de esto puede lograrse si no existe un orden establecido dentro de la compañía. Por este motivo, para alcanzar dicho orden debemos realizar una administración de procesos. Es una forma de trabajar que no muchas empresas nacionales llevan a cabo, pero en realidad todas las empresas deberían ejecutarla, ya que resulta muy efectiva al ayudar a definir el rol que debe tomar cada empleado. Con ella, podremos cubrir de forma satisfactoria tanto las necesidades de los clientes como de nuestros propios colaboradores, así como conocer sus expectativas.
Basado en lo anterior, la administración de procesos es esencial dentro de una empresa y está considerada una de las metodologías más importantes que podemos llevar a cabo. Existen distintas técnicas o herramientas a través de las cuales podemos conseguir el orden, como puede ser establecer un organigrama que permita aportar al negocio la organización necesaria, establecer indicadores, controles, etc. que nos ayuden a conocer el desempeño de cada colaborador, sin embargo, nada de esto se podría aprovechar al máximo si no se tuviera una correcta administración de procesos.
Una de las ventajas más importantes de la administración de negocios es que nos permite abarcar todos los sectores que forman parte de la empresa, es decir permite tener una visión estratégica de operar transversalmente por medio de procesos permite que todas las áreas funcionales y de soporte de la empresa trabajen en conjunto por un bien común para alcanzar los objetivos del negocio. Donde cada colaborador de la organización tiene un papel fundamental en la elaboración de los productos o servicios, así como, en garantizar la satisfacción del cliente y el crecimiento constante de la empresa.
Para que la administración de procesos funcione de forma adecuada hay que tener en cuenta puntos fundamentales que harán que dicho funcionamiento sea excelente. Para empezar, la dirección de la empresa debe tener un compromiso absoluto, ya que tienen que estar convencidos que la administración de procesos es una necesidad, para lograr contagiar a toda la empresa. Recuerda que “las escaleras se barren de arriba hacia abajo” es decir, el cambio debe iniciar por los niveles más altos.
La administración de procesos y sus herramientas como los controles, indicadores y reglas de negocio, tiene que ser primordial. Por supuesto, para administrar los procesos hay que analizarlos de forma independiente, para identificar las áreas de oportunidad de cada uno y las posibles mejoras a los mismos, lo que será fundamental para la mejoras de calidad en los productos y servicios que ofrecen a los clientes externos y clientes internos.
Además de esto, facilitará la capacitación de personal de nuevo ingreso y servirá para reforzar los conocimientos del personal ya establecido, mediante el estudio general de la estructura de negocio y las responsabilidades para las que fueron contratados.
Otro punto importante es que sirve para eliminar dependencias de colaboradores, en caso de que no se encuentren disponibles para la ejecución de sus actividades, lo que permite a las organizaciones dar continuidad eficiente al negocio.
Por ultimo los documentos generados por la administración de procesos son parte esencial para el objetivo de certificar al negocio en diversos estándares internacionales como puede ser un sistema de gestión de calidad ISO 9001-2015, certificaciones que con frecuencia y en la mayoría de los casos son requeridas por los clientes para poder cerrar un proyecto, permitiéndole a las organizaciones aumentar considerablemente la cartera de clientes e incrementar sus ganancias.
En AGSIT Consultoría podemos ayudarte a levantar y diagramar tus procesos de negocio, para realizar todo esto utilizamos una serie de herramientas y habilidades técnicas que nos ayuden a modelar la representación exacta de los procesos existentes (As-Is) o propuestos de tu compañía (To-Be), lo que permitirá a tus trabajadores comprender, comunicar, medir y administrar los componentes de los procesos de tu negocios.
