En todos los negocios se hacen proyectos y llevar a cabo un proyecto no es tarea fácil, siempre existen diversos problemas o situaciones a las que hay que enfrentarse como pueden ser problemas de planeación, tiempo, recursos materiales o humanos, costos, etc. Estos obstáculos definitivamente pueden ser muy perjudiciales, sin embargo, existe un tema que es de suma importancia y muy pocas personas lo toman en cuenta y este tema es LA COMUNICACIÓN.
Esta comprobado que el 80% de éxito en un proyecto depende de la comunicación, por esto decidimos darte 5 consejos para tener una comunicación efectiva, lo que te ayudará a garantizar el éxito en tus proyectos.
No asumas
Asumir es uno de los errores mas comunes dentro de un proyecto, en muchas ocasiones nos encontramos con la típica frase “Es que yo pensé, creí, imagine, etc.” Esta mala costumbre se debe de eliminar de inmediato, si los integrantes del proyecto no están seguros de las cosas, es mejor que lo aclaren antes de cometer un error o poner en riesgo el proyecto. Cuando la acción que se deba realizar no dependa de ti, comunícate con la otra parte y asegúrate que entendió el mensaje, de esta manera eliminarás esta mala costumbre y será mas fácil tener un proyecto exitoso.
Deja todo por escrito
Recuerda que las palabras se las lleva el viento, lamentablemente hay ocasiones que las personas olvidan sus deberes o simplemente mienten al decir que nunca les notificaron lo que tenían que hacer. Esto se puede evitar dejando todo por escrito, desde una simple platica en el pasillo, hasta una minuta de una reunión. Lo único que debes hacer es redactar un correo electrónico o un mensaje de texto donde menciones los acuerdos que se tuvieron en la platica, así como, las instrucciones claras de las actividades que se deben realizar, de esta manera contarás con la evidencia en caso de ser necesario y te asegurarás que la otra parte también tenga documentado el mensaje.
Involucra a todas las personas
Es muy común que en una junta se mencionen a personas que no fueron requeridas, si la operación lo permite invita a esas personas a la junta, aunque sea por unos minutos para que escuchen los puntos relevantes para ellos, esto ayudará a que conozcan de manera directa lo que deben hacer y como hacerlo.
Otro caso común es que se acerque un colaborador a reportar a alguna persona o mencionar algún detalle de otra persona, cunado pase esto detén inmediatamente al colaborador y asegúrate de no continuar hasta que las personas mencionadas estén presentes. Esto ayudará a que no exista comunicación cruzada o malos entendidos, teniendo presentes a todos los involucrados se fomenta la objetividad, el respeto y la comunicación clara para que puedan encontrar una solución justa que beneficie a todos los involucrados.
Realiza sesiones de trabajo
No confundas una junta de resultados, avances o acuerdos , con una sesión de trabajo (work sessions) donde se realizan las actividades en conjunto. Esto ayuda mucho cuando dos o mas personas deben trabajar en las mismas actividades para tener éxito en el proyecto. Al realizar una sesión de trabajo se tiene a todas las personas involucradas enfocadas en el mismo objetivo y se realizan las actividades de manera dinámica, gracias a esto, cada persona aporta sus conocimientos al momento.
Utiliza lenguaje simple y sencillo
En algunas ocasiones los colaboradores o líderes de proyectos utilizan lenguaje técnico, anglicismos o acrónimos que son complicados de entender, tal vez con la finalidad de demostrar a sus compañeros un alto dominio del tema, sin embargo, esta actitud debe de ser inaceptable en cualquier proyecto ya que frecuentemente genera confusión entre los involucrados, por lo que es altamente recomendable manejar un lenguaje sencillo, fácil de entender para todos. En caso de no poderse evitar será necesario desarrollar un glosario de términos para que todos unifiquen el entendimiento de los conceptos.
Utiliza minutas
Siempre que celebres una junta con colaboradores de la empresa o algún cliente, elabora una minuta donde se mencionen a las personas involucradas, los puntos tratados en la junta (agenda), los acuerdos a los que se llegaron, la fecha de cumplimiento de los mismos y el responsable de hacerlo. Esta minuta debe ser enviada a todos los involucrados, ya que tendrán la oportunidad de revisarla y solicitar una modificación en caso de que no se haya registrado algún acuerdo. De la misma manera, las minutas te servirán como herramienta de seguimiento y evidencia en caso que sea necesario.
En AGSIT Consutloría contamos con profesionales altamente calificados y certificados en administración de proyectos (PMP), los cuales pueden ayudarte a realizar un diagnóstico empresarial en administración de proyectos, para determinar las áreas de oportunidad que tiene tu organización con respecto a la gestión de proyectos, identificando las problemáticas en la estructura organizacional, el gobierno corporativos, los procesos y procedimientos de administración, la estructura documental, los perfiles así como los conocimientos y habilidades de los integrantes para lograr el éxito de tu proyecto
